Bản sao chứng thực điện tử: Bảo đảm tính nguyên vẹn, chính xác

Bà Nguyễn Tuyết Minh giới thiệu trải nghiệm thực tế dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Ảnh: VGP/Hoàng Giang

Dịch vụ chứng thức bản sao từ bản chính là một trong những nội dung quan trọng được quy định tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện TTHC điện tử.

Theo đó, giấy tờ thực hiện chứng thực điện tử bao gồm: Các giấy tờ, tài liệu đang quản lý dạng giấy, chưa có bản điện tử được ghi nhận giá trị pháp lý và kết nối, chia sẻ thông tin với Cổng Dịch vụ công quốc gia (DVCQG), cổng dịch vụ công, hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh.

Tại họp báo công bố dịch vụ công trực tuyến thứ 725 về chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và một số dịch vụ công trực tuyến thiết yếu cung cấp trên Cổng DVCQG quý II/2020, bà Nguyễn Tuyết Minh, Cục Kiểm soát thủ tục hành chính (VPCP) đã trải nghiệm thực tế dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính đối với chứng minh nhân dân cùng người dân Tào Vũ Hoàng.

Theo đó, khi thực hiện, người dân, DN có thể lựa chọn đặt lịch hẹn với cơ quan thực hiện chứng thực trên Cổng DVCQG rồi đến chứng thực để chủ động hơn với công việc của mình, hoặc trực tiếp đến cơ quan thực hiện chứng thực để thực hiện.

Trường hợp đặt lịch hẹn, người dân, DN vào Cổng DVCQG tại địa chỉ dichvucong.gov.vn, đăng nhập tài khoản để thực hiện đặt hẹn. Tùy theo giấy tờ muốn thực hiện chứng thực, người dân, DN sẽ lựa chọn thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, hoặc chứng thực bản sao từ bản chính do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

Anh Hoàng làm chứng thực chứng minh nhân dân, do vậy sẽ lựa chọn thủ tục cấp bản sao từ bản chính do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp. Sau khi bấm vào lựa chọn thủ tục, hệ thống sẽ hiện thông tin hướng dẫn về dịch vụ. Lúc này người có nhu cầu chứng thực sẽ chọn cơ quan làm chứng thực thuận tiện nhất với mình, trường hợp này anh Hoàng chọn phường Trần Hưng Đạo, TP. Quy Nhơn, tỉnh Bình Định, bấm đồng ý để đặt lịch hẹn. Hệ thống sẽ căn cứ các khoản thời gian trống của lịch hẹn để thiết lập lịch hẹn và có thông báo đồng thời tới người thực hiện thủ tục và cán bộ thụ lý.

Cán bộ thụ lý đăng nhập vào cổng để kiểm tra các lịch hẹn xử lý hồ sơ. Trường hợp lịch hẹn có thể không bảo đảm do số lượng dự kiến phát sinh lớn hoặc tham gia các cuộc họp, cán bộ thụ lý bấm dời lịch hẹn, đặt lịch hẹn mới và lý do dời lịch. Thông tin về lịch hẹn mới được gửi tới người có nhu cầu chứng thực thông qua tin nhắn SMS và thông báo trên tài khoản.

Đến lịch hẹn, người dân mang bản chính giấy tờ chứng thực tới cơ quan tư pháp để làm chứng thực. Tại đây, người dân cung cấp giấy tờ cần chứng thực và nộp lệ phí theo đúng quy định của pháp luật về chứng thực.

Đối với trường hợp người dân chưa có tài khoản trên Cổng DVCQG thì khi đến thực hiện thủ tục cần cung cấp địa chỉ thư điện tử để nhận kết quả chứng thực.

Cán bộ thụ lý kiểm tra giấy tờ cần chứng thực, nếu bảo đảm theo đúng quy định về chứng thực thì thực hiện xử lý hồ sơ. Lúc này, các thông tin liên quan đến công dân và hồ sơ chứng thực được điền tự động vào hồ sơ. Cán bộ thụ lý scan tài liệu chứng thực, tải lên hệ thống. Hệ thống sẽ hỗ trợ cấp lời chứng bản sao đúng với bản chính theo quy định. Công chức thụ lý hồ sơ bấm chuyển đến lãnh đạo có thẩm quyền ký.

Lãnh đạo khi đăng nhập vào hệ thống sẽ thấy danh sách các hồ sơ chờ ký. Khi bấm vào hồ sơ, lãnh đạo sẽ nhìn thấy đầy đủ các thông tin liên quan đến hồ sơ chứng thực và bản sao đã được cấp lời chứng. Lãnh đạo thực hiện ký số vào bản sao và chuyển đến văn thư để cấp số, đóng dấu.

Văn thư quản lý con dấu đăng nhập tài khoản vào Cổng DVCQG và thấy danh sách các hồ sơ đang chờ đóng dấu. Dịch vụ hỗ trợ cung cấp sổ chứng thực điện tử để theo dõi các hồ sơ cấp bản sao chứng thực điện tử. Hệ thống sẽ cấp số chứng thực tự động. Văn thư thực hiện đóng dấu cơ quan và hoàn thành quy trình cấp bản sao chứng thực điện tử từ bản chính.

Bản sao này được hệ thống chuyển tự động về tài khoản của anh Hoàng trên Cổng DVCQG. Trường hợp người có nhu cầu không có hệ thống thì sẽ chuyển về email đã cung cấp cho công chức tư pháp làm chứng thực.

Anh Hoàng khi vào tài khoản của mình, vào phần “dịch vụ công của tôi” và kết quả thực hiện sẽ thấy bản sao điện tử được chứng thực đúng với bản chính.

Theo bà Nguyễn Tuyết Minh, với việc thực hiện thành công chứng thực bản sao điện tử chứng minh nhân dân như trên, anh Hoàng đã có một bản sao điện tử có giá trị như bản chính. Đây sẽ là hồ sơ đầu vào của nhiều TTHC khác được cung cấp trên môi trường điện tử như cấp chứng chỉ hành nghề, cấp đổi giấy phép lái xe mà không cần phải thực hiện xác minh lại.

Việc này có giá trị rất lớn trong thúc đẩy việc cung cấp các TTHC trên môi trường điện tử, đồng thời giúp cho người dân, DN có thể thực hiện hoàn toàn các quy trình trên môi trường điện tử.

Hoàng Giang-Gia Huy