Thủ tục cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc

Khi ông Tùng liên hệ với UBND xã Phú Lâm để xin cấp bản sao Giấy khai sinh cho vợ từ sổ gốc thì bị từ chối với lý do, vợ của ông đã chuyển hộ khẩu về TP. Long Xuyên nên phải xin cấp bản sao tại thành phố.

Ông Tùng hỏi, việc từ chối cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc của UBND xã Phú Lâm có đúng không? Muốn được cấp bản sao này cho vợ thì ông phải liên hệ ở đâu? Có thể ủy quyền xin cấp bản sao được không? Thủ tục thế nào?

Về vấn đề này, Luật sư Trần Văn Toàn, Văn phòng luật sư Khánh Hưng, Đoàn luật sư Hà Nội trả lời như sau:

Trường hợp vợ của ông Ngô Quan Tùng nếu còn bản chính Giấy khai sinh thì có thể đến tổ chức công chứng (Văn phòng công chứng, Phòng công chứng Nhà nước) để công chứng bản sao, hoặc đến UBND cấp xã để chứng thực bản sao. Trường hợp không còn bản chính để công chứng, chứng thực bản sao, thì có thể yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định của pháp luật.

Theo Khoản 1 và Khoản 6 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (tình trạng còn hiệu lực) thì, việc cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc; bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

Theo quy định của pháp luật về hộ tịch qua từng thời, UBND cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ  có thẩm quyền thực hiện đăng ký khai sinh. Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ đăng ký khi sinh, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung khai sinh vào Sổ hộ tịch. Công chức tư pháp - hộ tịch và người đi đăng ký khai sinh cùng ký tên vào Sổ hộ tịch. Chủ tịch UBND cấp xã cấp Giấy khai sinh cho người được đăng ký khai sinh.

Như vậy tại Sổ đăng ký khai sinh (Sổ hộ tịch) gốc lưu giữ tại UBND cấp xã có ghi đầy đủ thông tin khai sinh của người đã được khai sinh tại xã, phường, thị trấn đó vào thời điểm Chủ tịch UBND cấp xã cấp Giấy khai sinh cho người được đăng ký khai sinh.

Bản sao Giấy khai sinh được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong bản chính Giấy khai sinh. Bản sao Giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Thẩm quyền, trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc

Thẩm quyền, trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc, bao gồm việc cấp bản sao Giấy khai sinh từ Sổ đăng ký khai sinh gốc được quy định tại Điều 4 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP như sau: Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

Thủ tục cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc

Điều 17 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người đại diện theo ủy quyền của cá nhân cấp bản chính thì phải lập Giấy ủy quyền có chứng thực chữ ký của người có thẩm quyền chứng thực tại UBND cấp xã nơi cư trú; trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; hoặc người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết, thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

Cụ thể trường hợp ông Ngô Quan Tùng hỏi, nếu đúng là vợ ông Tùng đã đăng ký khai sinh, đã được cấp bản chính Giấy khai sinh tại xã Phú Lâm, huyện Phú Tân, tỉnh An Giang thì có quyền yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh từ Sổ đăng ký khai sinh gốc lưu giữ tại UBND xã Phú Lâm theo thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc.

Trường hợp vợ ông Tùng không thể về địa phương xin cấp bản sao từ sổ gốc, thì ông Tùng có thể yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh của vợ ông từ sổ gốc. Ông Tùng cần xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với vợ ông như: Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận kết hôn, Sổ hộ khẩu, Căn cước công dân, hoặc Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

Nếu ông Tùng đã xuất trình giấy tờ chứng minh nêu trên, mà người có thẩm quyền của UBND xã Phú Lâm từ chối việc tiếp nhận yêu cầu, không thực hiện việc cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc cho vợ ông, thì hành vi đó của người có thẩm quyền cấp bản sao là trái pháp luật.

Trường hợp UBND xã không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung bản chính Giấy khai sinh của vợ ông Tùng, thì có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

Luật sư Trần Văn Toàn

VPLS Khánh Hưng, Đoàn luật sư Hà Nội