Điều kiện công chứng, chứng thực văn bản khai nhận thừa kế

Ông Vũ đã làm đầy đủ thủ tục, đơn báo mất, đăng báo, có phiếu bảo đảm và đã niêm yết đầy đủ. Đến khi làm văn bản khai nhận thừa kế kèm theo các giấy tờ trên thì Phòng Tư pháp từ chối chứng thực vì không có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Ông Vũ hỏi, Phòng Tư pháp từ chối chứng thực có đúng quy định không? Ông phải làm gì để được nhận thừa kế và được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đứng tên ông?

Luật sư Trần Văn Toàn, Văn phòng luật sư Khánh Hưng - Đoàn luật sư Hà Nội trả lời vấn đề ông Vũ hỏi như sau:

Về việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản tại tổ chức hành nghề công chứng, theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 (tình trạng còn hiệu lực), việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản và công chứng văn bản khai nhận thừa kế được thực hiện như sau:

Những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì có quyền yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản. Trong văn bản thỏa thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có thể tặng cho toàn bộ hoặc một phần di sản mà mình được hưởng cho người thừa kế khác (Điều 57 Luật Công chứng).

Người duy nhất được hưởng di sản theo pháp luật hoặc những người cùng được hưởng di sản theo pháp luật nhưng thỏa thuận không phân chia di sản đó có quyền yêu cầu công chứng văn bản khai nhận di sản (Điều 58 Luật Công chứng).

Về việc chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản tại UBND cấp xã, theo quy định tại Điểm h, Khoản 2, Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (tình trạng còn hiệu lực), thì UBND xã, phường, thị trấn (gọi chung là UBND cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này (gồm tài sản là động sản, tài sản là quyền sử dụng đất, tài sản là nhà ở).

Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của UBND cấp xã.

Thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực: Trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.

Trường hợp thừa kế theo pháp luật, thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực phải có giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế. Trường hợp thừa kế theo di chúc, trong hồ sơ yêu cầu công chứng, chứng thực phải có bản sao di chúc.

Công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng, chứng thực đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng, chứng thực.

Tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND, người có thẩm quyền chứng thực có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản khai nhận di sản trước khi thực hiện việc công chứng, chứng thực.

Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, hoặc văn bản khai nhận di sản đã được công chứng, chứng thực là một trong các căn cứ để cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.

Trường hợp ông Nguyễn Khánh Vũ phản ánh, khi cha mẹ ông chết có để lại thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhưng Giấy chứng nhận đã bị thất lạc. Khi thực hiện thủ tục chứng thực văn bản khai nhận thừa kế thì Phòng Tư pháp từ chối chứng thực vì không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản.

Theo luật sư, việc Phòng Tư pháp từ chối chứng thực văn bản khai nhận thừa kế của ông Nguyễn Khánh Vũ là có cơ sở, vì theo quy định tại Khoản 1, Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi tắt là Phòng Tư pháp), chỉ có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, mà không được giao thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là quyền sử dụng đất, nhà ở và tài sản gắn liền với đất.

Bên cạnh đó, nếu trong thành phần hồ sơ yêu cầu chứng thực không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và tài sản gắn liền với đất của người để lại di sản (do Giấy chứng nhận bị thất lạc) cũng là một trong những lý do mà tổ chức hành nghề công chứng từ chối công chứng, UBND cấp xã từ chối chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản.

Để có căn cứ chứng minh quyền sử dụng đất của cha mẹ để thừa kế khi chết, thực hiện thủ tục công chứng hoặc chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, ông Nguyễn Khánh Vũ cần lập Phiếu yêu cầu cung cấp dữ liệu đất đai đối với thửa đất đó theo Mẫu số 01/PYC ban hành kèm theo Thông tư số 34/2014/TT-BTNMT ngày 30/6/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về xây dựng, quản lý, khai thác hệ thống thông tin đất đai, gửi đến Văn phòng Đăng ký đất đai – Sở Tài nguyên và Môi trường yêu cầu cung cấp các dữ liệu về thửa đất (bao gồm: Số hiệu thửa đất, số tờ BĐĐC, diện tích, địa chỉ); người sử dụng đất (bao gồm: Họ tên vợ chồng, năm sinh, CMND, địa chỉ); quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, trích lục bản đồ, trích sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, lịch sử biến động, tình trạng pháp lý của thửa đất.

Sau khi nhận được kết quả tra cứu dữ liệu đất đai chứng minh quyền sử dụng đất của người để lại di sản, ông Vũ phải bổ sung kết quả tra cứu vào hồ sơ yêu công chứng hoặc chứng thực để thực hiện việc công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật. Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản là căn cứ để cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.

          Luật sư Trần Văn Toàn

VPLS Khánh Hưng, Đoàn luật sư Hà Nội