Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Theo đó, Nghị định yêu cầu tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Trong đó, hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.

Đối với tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hóa. Đồng thời các cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa.

Về quy định thu thập tài liệu lưu trữ điện tử, Nghị định quy định trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.

Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Đồng thời, hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.

Khuyến khích thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến

Về sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, Nghị định quy định thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

Nghị định cũng khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.

Đồng thời, nghiêm cấm việc truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy hoại trái phép tài liệu lưu trữ điện tử. Cũng như, nghiêm cấm hành vi tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loại, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 01/3/2013.

Trần Mạnh